Kuidas koosolek efektiivseks muuta

Kõige suuremad ajaröövlid igas kontoris on koosolekud. Koosolekud maksavad palju tööaega ja sellest tulenevalt ettevõtte raha. Otsene kommunikatsioon on enamasti kõige parem viis infot vahetada, ent mitte alati.

Näiteks kaheksa liikmeline 90minutiline koosolek maksab organisatsioonile 12 tundi tööaega.  Niimoodi arvestades tekib küsimus, kas kõik inimesed ikka peaksid sellel koosolekul osalema. Kas arutelu oleks saanud pidada e-posti vahendusel? Kui koosolekut saab alustada ka ilma konkreetse hilinejata, kas teda on üldse koosolekule vaja?

Koosolekud on informatiivsed või otsustavad. Informatiivsetel koosolekutel edastatakse, jagatakse, esitatakse ja arutatakse informatsiooni, mis on vajalik ühe või mitme ettevõtte eesmärgi täitmisel. Otsustavad koosolekud on järgmine samm pärast informatiivseid. Neisse ainult vastava kvalifikatsiooniga osalejaid.

Õigesti korraldatud koosolekul on igal osalejal oma roll ja eesmärk. Osaleja edastab eksperthinnangu, informeerib teisi töötulemustest, hindab teiste tulemuslikkust või arendab ideesid. Efektiivse koosoleku pidamise eeldus on osalejate hea ettevalmistus. Ettevalmistus võib olla vajamineva materjali kogumine ja kohandamine, esituse koostamine, arutelupunktide või küsimuste ette valmistamine või tugigruppidega informatsiooni välja töötamine. Informatiivse koosoleku puhul viib osaleja läbi materjali tutvustamise või selgitamise. Seejärel on teistel osalejatel võimalus anda oma hinnang, arvamus või kriitika ning algab otsustava koosoleku ettevalmistus.

Koosolekute eesmärk ei ole koosolek. Koosolek ei tohi muutuda tööpäeva jagavaks puhketunniks või meelelahutuseks. Efektiivne koosolek on tööpäeva pingelisem osa, sest sisutiheda kava puhul peavad osalejad olema kiired, ettevalmistatud ja vastutusvõimelised. Iga osaleja peaks koosolekukutse alati läbi mõtlema ja hindama, kas ta annab koosolekul oodatud panuse. Võib välja pakkuda osalist osalemist, näiteks ainult oma programmipunkti arutamisel. Tihti saab osalemise asemel küsimustele vastata e-posti teel.

Koosolek algab väljakuulutatud ajal. Kui lasta enamikul oodata hilinejaid, siis on see juba ressursikaotus. Hilinejale võib selgitada, et kui näiteks kaheksa inimest ootab hilinejat viis minutit, on kokku kaotatud 40 minutit tööaega. Hilinejad on tavaliselt ühed ja samad, kollektiivne surve aga paremini planeerida on tulus moodus muutuseks.
Koosolekud nõuavad pühendumist arutelule. Tegelemine meilide, smside, telefonikõnede jms ei sega mitte ainult osalejat ennast, vaid ka teisi. Pidev sõelumine ukse vahel ja muud tegevused vähendavad koosoleku efektiivsust märgatavalt.

Efektiivse koosoleku ajaraam on 45min-1h. Pärast tunnist koosolekut väheneb osalejate aktiivsus drastiliselt. On arusaadav, et kõigil ei ole kogu aeg vaja osaleda aktiivselt arutelus ning tihti võib mõni punkt otseselt puudutada ainult osa osalejaid. Seega peab olema osalejatel võimalus koosoleku ajal ka mingil määral liikuda, näiteks korraks lahkuda või tegeleda kõrvalise asjaga. Sellised tegevused aga ei tohi segada käimasoleva punkti käsitlemist. Osalejatel peaks olema võimalus eelnevalt tutvuda koosoleku kavaga  ja välja pakkuda, millal ja kui kaua tema osalus on soovitatav.

Enne koosoleku lõpetamist ja osalejate tänamist on hea üle korrata koosoleku olulised punktid. Mis otsuseid vastu võeti, milliseid volitusi jagati, milliseid edasisi samme on planeeritud ja mis ajakavas need teoks tehakse. Kui võimalik, siis tuleks määrata ka järgmise koosoleku aeg ja koht. Koosoleku järel koostatakse protokoll ja saadetakse osalejatele.

Osale arutelus

  • Esko Tullus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Bestsalesi sotsiaalmeedias

RSS

Valdkonna tööpakkumised

Global Marine Supply otsib JAEMÜÜGI OSAKONNA JUHTI

M-Partner HR OÜ

22. detsember 2017

Hilti otsib MÜÜGIESINDAJAID

Manpower OÜ

06. detsember 2017

Teabevara