Kuidas saada meeskonnas info liikuma?

Lõpetasime projekti, mis võttis kaua aega ja palju tööd. Saime selle valmis väikese hilinemisega, kuid suure rahulolematusega. Tulemus oleks võinud saada palju parem! Ja me kõik töögrupis teame täpselt, kuidas see oleks pidanud olema. Mis läks valesti? „Info ei liikunud!“ ütlevad meeskonnaliikmed nagu ühest suust.

Liiga sageli juhtub seda, et mõni projekt kukub läbi või liigub teosammul seetõttu, et meeskonnas ei liigu info piisava kiirusega. Ilmselt on paljud selle probleemiga kokku puutunud, et nii mõnigi asjaosaline ei tea, kus maal mingi etapp omadega on. Probleemiga, et info on ühe inimese, ühe osakonna või ühe kabinetiukse taga kinni.

Kuidas saab selline olukord tekkida, kui tänapäeval on kõikvõimalikud kanalid organisatsioonisiseseks infovahetuseks paremad kui kunagi varem? Lisaks harjumuspärasele meiliserverile on meie kasutada nutitelefonid, saab luua suhtlusgruppe vastavalt vajadusele, rääkimata Skype’ist ja suhtlemisvõrgustikest. Seega info vähesuse üle keegi küll kurta ei tohiks. Vastukaaluks räägitakse meedias hoopis probleemist, et infot on liiga palju ning see toob kaasa nn infomüra. Ilmselt ei ole muutunud maailma tingimustes mõtet võidelda ei infokülluse ega ka infomüra vastu. Keskenduma peaks sellele, kuidas taolistes tingimustes infovahetusega edukalt hakkama saada.

Probleem on selles, et kui info on korrastamata, siis ei saa me rääkida ei infopuudusest ega ka mitte üleküllusest, vaid tegemist on hoopis infosegadusega. Infosegaduses viibides oleme ise selle suhtes muutunud immuunseks – raske on eristada olulist ebaolulisest, kui postkast on alati pungil täis. Kui info ei liigu õigesse kohta, on samuti tegemist infosegadusega. Asjaolu, et postkast on kirjadest tulvil, viitab ilmselgelt, et postkasti omaniku jaoks on suur osa sealsest sisust antud hetkeks ebavajalik. Meeskonnas tekivad probleemid, kuna kõik teevad ise kiiresti otsuseid ega pea asjaga seotud inimestega üldse nõu. Ei, siiski, võib-olla nad saadavad e-kirja. Kuid ummistunud postkastiga võitlev meeskonnakaaslane ei pruugi seda infot seal õigel ajal näha.

Äripäeva Taskumentori sarjas ilmunud „Koosolekute juhtimine“ annab soovituse, et võib-olla peaks rohkem korraldama koosolekuid. Kas ei ole liiga lihtne? Ei ole, kui seda planeerida läbimõeldult. Sellised koosolekud ei tohiks olla pikad. Kui määrata iga päeva lõppu viieteistminutiline koosolek, kus räägitakse sel päeval tehtud otsustest, ei ole ehk iganädalast pikka (ja vahel lohisema kippuvat) nõupidamist vajagi.
Päeva lõppu planeeritav lühike koosolek, kus iga osaleja annab kiire ülevaate asjade seisust ja tänastest otsustest, ei pruugi olla vajalik organisatsiooni või ka osakonna tasandil, kuid võib saada edasiviivaks jõuks konkreetse projekti raames. Täpne ja korrastatud info, mis jõuab otse õige asjaosaliseni, viib kindlasti tulemusele, mille üle meeskond saaks uhke olla!

 

Osale arutelus

  • Jaana Kalmus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Bestsalesi sotsiaalmeedias

RSS

Valdkonna tööpakkumised

Logotrade otsib REKLAAMKINGITUSTE PROJEKTIJUHTI

Logotrade OÜ

31. detsember 2017

Global Marine Supply otsib JAEMÜÜGI OSAKONNA JUHTI

M-Partner HR OÜ

22. detsember 2017

Teabevara