Kuidas jõuda vähema ajaga rohkem?

Ärikatla seminarisarjas Teel Tippu esimeses ürituse avas ettekandega ajajuhtimise koolitaja Ardo Reinsalu, kes jagas kuulajatele aja efektiivse kasutamise nippe.

Reinsalu juhtis enda ettekandes tähelepanu asjaolule, et kuigi tegelikkuses aega juhtida võimalik ei ole, sest meile kõigile on ööpäevas antud 24 tundi, siis on tegemist ujumisele sarnase tegevusega – enamik saavad sellega paremini või halvemini hakkama, kuid kõik me teeme tüüpvigu, millele tähelepanu pöörates tegevus lihtsamaks muutub.

Ohtlikud ajaraiskajad

Ühed suurimad ajaraiskajad – laiskus, stress, motivatsioonipuudus – tekitavad katkestusi mõttelõngas ning seda lõnga tagasi kerida pole juba lihtne. Keskmiselt tekivad katkestused töö tegemises iga 1,5-2 minuti tagant ning maksimaalse töövõime taastamiseks läheb aega 15-20 minutit, mida võib juba tõsiseks aja ebaefektiivseks kasutamiseks nimetada. Samuti langeb pideva katkestamise korral IQ tase keskmiselt 10 puntki võrra, inimese sooritus ei vasta enam tema võimetele ning töö tegemine võtab oodatust palju kauem aega.

Kuigi avatud kontor on praegusel ajal populaarne kontseptsioon, on see kasvupinnas igasugustele keskendumist häirivatele tegevustele. Kuidas siis vältida katkestusi? Reinsalu sõnul aitavad nende vastu näiteks kõrvaklappide kasutamine, „mitte segada“ silt või siis vaikne tund kontoris, kus kokkuleppel kolleegidega mingi ajahetke täielikus vaikuses mööda saata saab.

Lisaks sellele tuleks tegeleda ka väsimusega, mis paratamatult inimesi kimbutab. Töövõime languse vältimiseks tuleks teha mini-pause iga 30-40 minuti tagant. Paus ei tähenda otseselt puhkust, vaid tegelema peaks millegi muuga, sest see mõjub töövõimele positiivselt.

Lihtne nipp on 20-20-20 reegel, ehk iga 20 minuti tagant vaata 20 sekundit 20 jardi (6m) kaugusele. Kiire puhkus mõjub hästi nii ajule kui ka silmadele.

Muidugi tulevad kasuks ka korralikud unetunnid, rõõmus meel, päike ja madala glükeemilise indeksiga toit, mis veresuhkrut kiirelt lakke ei vii ning hiljem üleliigset väsimust ei tekita.

Ajajuhtimise kuldreegleid Ardo Reinsalult, mille lugemisele tasub oma aega „raisata“

Leia oma konn ja söö see esimesena. Võimaluse korral tee ebameeldivaim asi ära võimalikult vara, et ülejäänud päev muretult kulgeks.
Vaba aeg. Oleme pidevalt kättesaadavad, aga inimesele oleks vaja vähemalt 30 minutit päevas, kus ta saab teha omi asju. Alateadlikult üritatakse seda leida kas enne või pärast tööpäeva,  mistõttu on paindlikud töögraafikud aina populaarsemaks muutunud.
- Planeeri päeva blokkidena. Tegevuste hakkimine ja multitaskimine võtab kõige rohkem aega, mistõttu tuleks sarnaseid tegevusi ühekorraga teha. Näiteks emailide lugemiseks tuleks aega planeerida, sest tegemist ei ole kiire suhtlusvahendiga – emaili saatja on arvestanud, et sa ei pruugi koheselt vastata. Sarnaselt tuleks aega leida igasuguse sotsiaalmeedia kasutamise jaoks. Lihtne reegel: Sotsiaalmeediat jälgi vaid igal täistunnil.
- Kohustustele kuupäev ja kellaaeg. See võib tunduda iseenesest mõistetav, kuid praktika näitab, et see reegel vajab üle kordamist.

Praktilisi nippe igapäevaellu

Kuigi teooriaid ajajuhtimisest on mitmeid, soovitab Reinsalu aja efektiivsemaks kasutamiseks järgmisi punkte:

1. Püstita eesmärk. Isegi kui osa inimesi tegeleb lühiajaliste eesmärkide püstitamisega, siis miks me ei mõtle eesmärke läbi pikemas perspektiivis? On leitud, et see, mis ühendab edukaid inimesi on just nimelt visiooni omamine ja teadmine, mida nad elult tahavad. Trammi peale minnes tead ju alati, et mis liinile astud ja kuhu sõita soovid.Nii peaks olema ka tavaelus.
2. Olukorra analüüs. Kas sina reaalselt tegeled asjaga, mis aitab sul neid eelnevas punktis seatud eesmärke täita? Peab oskama mõista, et kiired asjad, mis võivad tunduda olulised,  tihtipeale seda ei ole.
3. Koosta ajaplaan. Abiline, mis aitab kõike vajalikku meeles pidada.
Teoorias peaks järgnema aja efektiivsem kasutamine.

Küsi endalt, et mis on need tegevused, mis sind eesmärkide täitmisel aitavad. Kas pingutad üle? Kuidas sa hetkel aega raiskad ja kas saad seda vältida? Planeeri enda aega ja anna endale ainult konkreetseid tähtajalisi lubadusi.

 

Osale arutelus

Jälgi Bestsalesi sotsiaalmeedias

RSS

Valdkonna tööpakkumised

Hilleberg is looking for an QUALITY MANAGER

Finesta Baltic OÜ

19. oktoober 2017

ESSVE Estonia otsib TURUNDUSJUHTI

Tammiste Personalibüroo OÜ

01. oktoober 2017

Teabevara