Lõpetage mõttetud koosolekud!

Lõpetage mõttetud koosolekud
Lõpetage mõttetud koosolekud!

Sellel nädalal kuulsin juhuslikult kahe müügiinimese vestlust. Kummitama jäi üks kõlanud lause: „Esmaspäev on nagu nii mõttetu päev, koosolek koosoleku otsa…“

Kas me ikka mõtleme hoolikalt läbi, miks kasutada töö organiseerimiseks koosolekuid ja kas see on alati kõige otstarbekam? Müügitöötajate jaoks on iga tühja istutud minut kadunud müügiaeg.

Koosolek ei ole kindlasti hea lahendus kui:

Seda on vaja vaid aruannete ja raportite üle vaatamiseks.
Tänapäeval võiksid kõik raportid olla kättesaadavad onlines ja nende jälgimise ja kinnitamise saab organiseerida ka kuluefektiivsemalt.

Aruandlus on nii keeruline, et ilma selgitusteta ei saa keegi midagi aru.
Kellegi tegemata tööd ei saa ju korvata kümnete inimeste tööaja arvelt. Heast raportist peab vajalik info olema haaratav mõne minutiga. Kui see nii pole, tuleb aruanded ümber teha.

Koosolekud on juhi jaoks mugavad info hankimiseks, saavad selgeks vead või tegemata tööd.
Seda on mõistlik teha individuaalselt ja igal juhul enne nõupidamist. Näiteks müügiaruandeid ei peaks täpsustama koosolekul, sest see on enamuse jaoks mõttetult istutud aeg. Teiseks on koosolekul mõistlik lauale panna õiged numbrid, siis saab üldse millestki rääkida. Näide: koosolek kestab 1 tund, osalevad 8 müügiinimest. 15 min kulub numbrite täpsustamisele. See tähendab 8X15= 2tundi mõttetult raisatud tööaega. Miks juht ei täpsustanud numbreid enne koosolekut?

Koosolekult puudub mõni oluline inimene või on kohal valed inimesed. Osalejal on ikka väga kehv tunne, kui ta tuleb koosolekule, kus tema jaoks olulise teema eksperti polegi kohal.

Kohale tullakse ettevalmistuseta, lootuses, et küll ma kohapeal siis vaatan. See on üks olulisemaid ajaröövleid. Eriti hull on siis, kui seda teeb koosoleku juht.

Eriti tuleks vältida regulaarseid suure hulga osalejatega koosolekuid. Reeglina võetakse seal ette eri teemad, mis on samaaegselt huvitavad ja olulised vaid väikese hulga jaoks. Ülejäänud istuvad niisama ja ootavad oma aega. Samuti on oluline, et osalejad omaksid ühesugust infot ja oleksid sarnase ettevalmistusega. Vastaval juhul on aja raiskamine vältimatu. Koosolekutel võiks vältida subjektiivseid või sisuliselt arusaamatuid hinnanguid. See puudutab ka igasuguseid edetabeleid või „kõige rohkem…“ tabeleid, mille sisuline väärtus küsitav või osutub peagi hoopis valeks.

Et siis mida nende koosolekutega teha?

Ikka tuleb teha, aga koosoleku juht vastutab, et:
• Koosolek on kõigile kasulik;
• Ettevalmistus on piisav ja vajalik info on õige ning kättesaadav enne koosolekut;
• Kohal on õiged inimesed ja nad on koosolekuks ka valmistunud.

Koosolek on töö organiseerimiseks üks kulukamaid viise. Seega nii vähe kui võimalik ja nii palju kui vajalik ning ainult juhul, kui ühtegi teist efektiivsemat varianti pole. Näiteks on raske leida paremat viisi eriti keeruliste takistustele lahenduste otsimiseks või ideede genereerimiseks, kus on vaja kogu meeskonna loomingulist panust. Samuti on ikka vahel vaja koos ümber laua istuda, kasvõi kogemuste vahetamiseks või meeskonnatunde loomiseks.

Pelgalt numbrite vaatamise koosolekud on müügiinimeste jaoks aja raiskamine.

Osale arutelus

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi Bestsalesi sotsiaalmeedias

RSS

Valdkonna tööpakkumised

LA MUU otsib MÜÜGIDIREKTORIT

La Muu OÜ

30. september 2018

Teabevara